2026 年 9 月版
40+
AI 上手工具包

給 40 歲以上、帶團隊的你。
不用學技術，也不用先看懂什麼原理。

  • 四個帳號怎麼開其實只要先開一個。十分鐘
  • 十句可以直接抄去用的指令挑一句，五分鐘就知道差別
  • 哪些事別交給 AI這頁最重要。兩分鐘

今天挑一句抄去用，
比讀完整本有用。

黃敬峰（AI 峰哥）　企業 AI 實戰培訓講師
ai@autolab.cloud　·　www.autolab.cloud
PART 1

四個帳號怎麼開

全部免費。但我的建議是——今天只開第一個就好。

先講最重要的一句：今天只開 Gemini 就好

四個一起開，只會讓你比較來比較去，最後什麼都沒做成。
先把一個用順手了，再去碰第二個——這不是省事，是真的比較快。
後面三個（ChatGPT、Claude、Grok）當成「之後想換工具再回來看」就好，不急。

打開網址→按「用 Google 繼續」→開始問

四個網站都是這三步。有一個 Gmail 就夠，不用另外設密碼、不用記四組帳號。
沒有 Gmail 的話，先去 gmail.com 申請一個，五分鐘。

今天就開這個

Gemini

gemini.google.com

Google 做的。跟你的 Gmail、雲端硬碟最合拍——要它讀一份 Google 文件、幫你整理一封信，它最順。

  1. 點上面那個網址（手機、電腦都可以）
  2. 畫面上如果出現 登入，按下去、選你的 Gmail；如果直接看到可以打字的框，代表你已經登入了，跳過這步
  3. 在框裡打字，就開始了
會卡在這：用公司配的 Google 帳號（@公司名.com）按下去，可能會說「你的機構未啟用」。 那通常不是故障，是你們 IT 有規定——先去問一句能不能開通。
真的不行，就用私人 Gmail 練手。但練手歸練手：公司的東西不要貼進私人帳號，兩種帳號的資料條款不一樣（第 3 部分會講）。
之後再看

ChatGPT

chatgpt.com

名氣最大的那一個。寫文案、想標題、換個說法，它很穩。

  1. 點網址，按 註冊 或 Sign up
  2. 選 繼續使用 Google，挑你的 Gmail
  3. 它可能會問名字跟生日，填一填就進去了
會卡在這：有些人會被要求收簡訊驗證碼，有些人不會，看地區和帳號狀況。 收不到就先跳過這個——反正你今天真正要開的是 Gemini。
之後再看

Claude

claude.ai

寫東西最穩、邏輯最強的一個。要它讀一份長報告、寫一封需要拿捏分寸的信，它最好用。

  1. 點網址，按 Continue with Google
  2. 選你的 Gmail，按同意
  3. 在框裡打中文就好
先講清楚免得你白找：Claude 目前沒有中文介面，選單就是英文，不用去設定裡翻。
但這完全不影響你用——你用中文問，它從第一句就用中文回。 看不懂哪個按鈕，直接截圖丟給它說「幫我翻成中文」，這招在任何英文介面都能用。
之後再看

Grok

grok.com

消息最新的一個。想知道「這禮拜業界發生什麼事」，問它比問其他三個準。

  1. 點網址，按 Sign in，選用 Google 帳號登入
  2. 進去就能問
用的時候記得：它的語氣比較隨性。要拿去給老闆或客戶看的東西， 先補一句「請用正式一點的語氣重寫一次」再用。

四個都看完了，然後呢？

回去開 Gemini 就好。
工具好不好，決定不了你的成果；你有沒有花時間用，才決定。 這份工具包裡的東西，全部用免費版就做得到。

PART 2

十句可以直接抄去用的指令

【方括號】裡的字換成你自己的狀況，其他照抄。挑一句，五分鐘。

帶人的時候

  • 01要提醒一個表現不錯、但最近狀況不好的人
  • 02必須說「今年沒有」，但不想讓他心冷
  • 09要跟一個明顯提不起勁的部屬談話

對外的時候

  • 05要跟客戶說一個壞消息
  • 06別部門已讀不回，你要追第二次
  • 08要把難懂的東西講給不懂的人聽

處理東西的時候

  • 03部屬交上來一份你看不出問題在哪的報告
  • 04開完會，要把它變成待辦清單
  • 07明天要報告，簡報還一片空白

不知道從哪開始的時候

  • 10你連問題都問不清楚
01
當你要提醒一個表現不錯、但最近狀況不好的人
用在：績效提醒、遲到、態度轉變。這是最多主管一寫就卡半小時的信。
你是誰
你是有 20 年資歷的資深人資顧問，很會處理主管跟部屬之間難開口的對話。
發生什麼事
我部門有一位同仁表現不錯，但這半年常【他最近常出現的狀況，例如遲到、交件延誤】，我已經口頭提醒過【幾次】沒改善。這次想正式提醒他，但不想讓他覺得公司要對他怎麼樣。
你要什麼
幫我寫一封 200 字內的信，語氣堅定但保留關係，最後留一句鼓勵。
貼進去之前：不要打真實姓名、部門和職稱。用「一位同仁」就好——只有一個人符合的細節（年資＋部門＋職務），改成代號也還原得出來是誰。
02
當你必須說「今年沒有」，但不想讓他心冷
用在：加薪、升遷、調動被拒。關鍵在最後那句「不要講空話」。
你是誰
你是資深人資主管。
發生什麼事
我的部屬提了【加薪／升遷／調單位】，但今年預算真的沒有空間。他能力不錯，我不想因為這件事讓他心冷。
你要什麼
幫我寫一段 150 字的回覆，要誠實說明沒辦法，但要讓他知道我看得見他的付出，並給他一個往前看的方向。不要講空話。
貼進去之前：不要寫他的名字、薪資數字，也不要寫公司的預算細節。
03
當部屬交上來一份你看不出問題在哪的報告
用在：月報、業績表、專案進度。三句照順序問，不要一次問完——分開問，答案比較深。

（先把報告檔案拉進對話框，再依序問這三句）

① 這份報告最大的問題出在哪裡？

② 幫我抓出裡面 3 個異常的數字，並說明為什麼異常。

③ 如果我要跟老闆報告，應該講哪 3 點？

🔴 這句風險最高，拉檔案前一定要做：把客戶名、廠商名、報價、聯絡方式、身分證號先刪掉，只留數字結構。整份公司月報直接上傳，是最常見的一顆地雷——拉檔案比打字更沒有心理防線。
04
當你開完會，要把它變成待辦清單
用在：週會、專案會議。「待指派」那一區是重點——會議最常漏掉的就是沒人認領的事。

（把會議記錄或逐字稿貼進去，再打這段）

幫我整理成兩段。第一段用 3 句話講完這場會議的結論；第二段列出待辦事項，每一條要寫清楚「誰、在什麼時候之前、要完成什麼」。沒有講到負責人的事項，另外列一區標「待指派」。

貼進去之前：會議記錄裡如果有人事、薪酬、還沒公布的決策或客戶名，先刪掉再貼。
05
當你要跟客戶說一個壞消息
用在：延遲、出錯、漲價。最後那句禁令很重要，不寫它一定會給你罐頭。
你是誰
你是很有經驗的業務主管。
發生什麼事
我要通知一位客戶【發生什麼事，例如交期延後兩週】，原因是【原因】。我不想丟掉這個客戶的信任。
你要什麼
幫我寫一封信：先講事實不迴避，再講我們已經做了什麼補救，最後給一個明確的新時間。不要過度道歉，不要用「造成您的不便敬請見諒」這種罐頭句。
貼進去之前：客戶名改成「A 客戶」，不要寫合約金額、料號、供應商名稱。這些是營業秘密。
06
當別部門已讀不回，你要追第二次
用在：跨部門要資源。要三個版本是關鍵——你當下的判斷會告訴你該用哪一個。
發生什麼事
我上週跟【哪個部門】要【要什麼東西】，訊息已讀沒回。
你要什麼
我要再追一次，但不想撕破臉，也不想顯得沒份量。幫我寫三個版本：一個客氣的、一個中性的、一個明確表達這件事有時間壓力的。各 60 字以內。
貼進去之前：不要寫對方的名字，也不要把內部未公開的數據內容貼進去——講「上一季的活動數據」就夠，不用附上數據本身。
07
當你明天要報告，簡報還一片空白
用在：任何要報告的場合。省掉的不是打字，是「從一片空白開始」那 30 分鐘。
你要什麼
幫我做一份 5 頁的簡報大綱，主題是【你的主題】。第 1 頁是標題跟一句話結論，第 2、3 頁講現況跟問題，第 4 頁講我的做法，第 5 頁講要什麼資源、預期什麼結果。每頁最多 4 個重點，每個重點一行，不要長句。
這句最安全——它只要一個主題，不需要餵任何內部資料。建議從這句開始試。
08
當你要把難懂的東西講給不懂的人聽
用在：向下溝通、對外說明。最後那句「可以直接講出口的總結」是這句的價值所在。
你要什麼
請用【完全不懂這行的人】也聽得懂的說法，解釋什麼是【要解釋的東西】。不要用專有名詞，用一個生活中的例子來比喻，控制在 200 字以內。講完之後，再幫我想一句可以在會議上直接講出口的總結。
這句也很安全，不需要餵內部資料。
09
當你要跟一個明顯提不起勁的部屬談話
用在：一對一、年度考核、離職慰留。後面那句附註是精華。
你是誰
你是很會帶人的資深主管。
發生什麼事
我下週要跟一位【進公司幾年】、最近明顯提不起勁的同仁做一對一面談。
你要什麼
幫我列 5 個開放式問題，目的是讓他願意講真話，不是讓我問出我想聽的答案。每個問題後面附一句「他如果這樣回，代表什麼」。
🔴 貼進去之前：對員工心理狀態的評價屬於敏感個資，金融、保險業的內規通常直接禁止。只講處境，不要講姓名、部門、年資的組合——這三個湊起來就能還原是誰。不確定的話，這句就在紙上看看想法，不要真的貼進去。
10
當你連問題都問不清楚
十句裡面最值錢的一句。當你不知道該問什麼的時候，就用這一句。

我現在遇到的狀況是：【用你自己的話講一遍，講得亂沒關係】。

先不要給我答案。請你先問我 5 個問題，把這件事問清楚，我回答完之後你再給建議。

大部分人覺得 AI 不好用，是因為問題本身沒問清楚。這一句是把「問清楚」這件事外包給它——讓它反過來問你。
PART 3

哪些事該交給 AI，哪些事千萬別交

這一頁比前面十句都重要。用錯地方，出面的是你不是它。

先搞清楚一件事：你打進去的字，誰看得到？

真正的分界不是「免費 vs 付費」，是「個人帳號 vs 公司採購的企業版」。
只要是個人帳號——不管你有沒有自己付錢升級——你打的字都可能被拿去訓練 AI， Gemini 甚至可能有受過訓練的審閱人員看到。要不要被拿去用，通常藏在設定裡一個開關，而那個開關預設多半是開的。
只有公司採購的企業版（Google Workspace、ChatGPT Business／Enterprise、Claude for Work） 才在合約上保證不拿去訓練。四家都一樣。

可以放心交給它
從零開始的初稿
它最擅長對付空白畫面。初稿爛沒關係，你改它比你從頭寫快。
換個說法、換個語氣
同一件事要寫給老闆跟寫給部屬，語氣不同。這種活它做得比人快十倍。
長東西的摘要
會議記錄、長報告、一整串信件往返，丟給它抓重點。前提是先把人名、客戶名、數字拿掉。
幫你想「還有什麼沒想到」
當你的第二個腦袋。它列的十點裡有兩點是你沒想到的，就賺了。
把專業術語翻成人話
要講給外行聽的東西，先讓它翻一遍。
整理格式、分類、列表
純粹的苦工。這種事不該花你的時間。
千萬別交給它
公司的機密資料
客戶名單、報價、合約、財報、還沒公布的人事案。貼進個人帳號就等於送出公司。台灣有《營業秘密法》，這不是公司內規的問題。
別人的個資
身分證號、電話、地址、病歷、薪資。《個人資料保護法》管的就是這個。改成「員工 A」不夠——只要「年資＋部門＋職稱」湊起來還原得出是誰，就還是個資。連可以推回去是誰的細節都要拿掉。
沒查證就往外送的數字
它會把數字講得非常有把握，然後那個數字是錯的。凡是要對外的數字、法條、日期、人名，一律自己查一次。
法律與合規的判斷
能不能資遣、這條合約有沒有問題、這樣做違不違反勞基法。它給的答案聽起來很專業，但錯了直接進勞資爭議。問它可以，照做不行——要問人。
要負責任的決定
要不要裁員、要不要簽這個約、要不要投這筆錢。它可以幫你列考量點，但按下去的是你，扛的也是你。
需要你在場的對話
安慰一個受挫的部屬、恭喜同事升遷、道歉。這些場合對方要的是你這個人，不是漂亮的句子。
你自己都看不懂的東西
如果它產出的東西你讀不懂，就不要送出去。你送出去的每一個字，署名都是你。

一句話的判準：這件事如果 AI 做錯了，被發現的時候是誰要出面？
是你要出面的，那你就得自己看過一遍再送出去。這條規矩比任何技巧都重要。

最後三句話

一 你是機長，AI 是機組人員。

方向你決定，粗活它做，扛責任的還是你。這個順序不能反過來。

二 決定成果的不是工具，是你有沒有花時間用。

同一台電腦，有人一週省下五小時，有人開機三次就放著。這份工具包裡的東西，全部用免費版就做得到。

三 今天挑一句用用看，比讀完整本有用。

往回翻到 PART 2，挑最像你這禮拜會遇到的那一句。如果不知道從哪開始，就從第 07 句（做簡報大綱）——那句不需要餵任何內部資料，最安全。五分鐘之後你對 AI 的感覺，會跟現在不一樣。